- Oumaima Karbali
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Communiquer rapidement, n’importe où et en temps réel, est un véritable besoin grandissant des entreprises. Que ce soit l’essor du télétravail ou l’utilisation du téléphone portable comme outil de travail ; les usages ont beaucoup changé et les innovations technologiques leurs emboîtent le pas. C’est, en effet, grâce à la technologie IP que l’ère de communication unifiée (UC) a vu le jour, répondant aux nouveaux besoins de communication professionnelle et révolutionnant la communication d’entreprise. C’est quoi alors cette communication unifiée ? Pourquoi faut-il opter pour une solution pareille ? Quelles sont ses fonctionnalités clé ? Et que désigne-t-on par l’acronyme UCaaS ?
À la fin de cet article, vous aurez toutes les informations nécessaires concernant la communication unifiée ; sa définition, ses avantages, ses fonctionnalités ainsi que les nouvelles tendances notamment le UCaaS.
- Que désigne la communication unifiée ?
Une solution de communication unifiée ou UC réfère à un ensemble d’outils et d’applications de communication intégrées, totalement synchronisées entre elles, et permettant un accès à toutes les fonctionnalités de communication d’entreprise.
L’unification de la communication n’aurait pas été possible sans le protocole IP. Pour faire simple, aujourd’hui, toutes les formes de communication, même téléphonique ( VOIP ), sont transmises, sur les réseaux IP; c’est à dire, à la même manière par laquelle sont transmis les flux informatiques . Ainsi, en adoptant cette solution, il est possible d’émettre des appels par voix, vidéo, ou texte selon le contexte dans lequel se trouve chaque collaborateur, de cette manière, la diffusion d’information et le partage de données devient beaucoup plus fluide. Pour finir, les technologies de la communication unifiée permettent une intégration d’outils de gestion comme l’ERP ou le CRM ce qui profite amplement aux collaborateurs.
- D’accord, mais quels avantages pour mon entreprise ?
Les avantages de la communication unifiée sont multiples. Commençant par le principal, à savoir, des économies d’argent. En effet, adopter un seul outil pour la gestion de la communication interne vous fera gagner en termes de : matériels d’administration ; de maintenance ; ainsi que réduira drastiquement les coûts de consommation de votre téléphonie.
Ceci n’est pas tout, la communication unifiée présente aussi des avantages organisationnels ; elle garantit la maîtrise de confidentialité et le contrôle de l’environnement de communication d’entreprise ; elle favorise le travail en mobilité, le télétravail, et résout le problème des entreprises multisites ; et en dernier, apporte un gain de temps énorme en ce qui concerne la recherche d’informations ou les déplacements.
Du côté des collaborateurs, ça leur facilite la vie ; l’utilisation des outils et fonctionnalités de la UC, est facile et intuitive ; les consommateurs, quant à eux, bénéficient de l’amélioration du service client et de l’amélioration de l’expérience client.
- Quelles fonctionnalités clé de la communication unifiée ?
La communication unifiée ramène sur une même interface tous les outils de communication de votre entreprise, ainsi, vous pourrez utiliser les outils voix et vidéo comme la téléphonie IP, la visioconférence ou la messagerie vocale ; les outils de communication écrite comme le fax over IP, le mail ou le chat ; et les outils de travail collaboratif comme les agendas partagés ou les solutions de gestion et partage de document. Pour chaque outil, plusieurs fonctionnalités sont disponibles, on cite à titre d’exemple :
- Le répondeur professionnel : cette solution vous offre la possibilité de recevoir vos messages vocaux sur le mail et d’avoir en plus de votre répondeur personnel un répondeur professionnel.
- L’annuaire : accès rapide et centralisé à tous les contacts de votre entreprise.
- Le numéro unique : quel que soit le terminal, utilisé, c’est avec votre numéro professionnel que vous allez recevoir vos appels.
- La visioconférence : vous pouvez organiser en quelques clics des audios ou vidéo-conférences avec vos collègues et clients.
- La messagerie instantanée : une fonctionnalité qui allège l’échange entre collaborateurs.
- Le partage d’écran : pour de meilleures présentations en direct.
- Le Statut : connaître le statut de vos collègues vous permettra de gagner en temps et d’optimiser le processus.
- L’intégration avec CRM : pour améliorer la performance commerciale et dynamiser le service client.
- L’UCaaS , qu’est-ce que c’est ?
Une plateforme de communication unifiée peut être déployée sous plusieurs formes, en interne au sein de l’entreprise, ou via le cloud (cloud computing) ; on parle de solutions UCaaS (Unified Communications as a Service) quand la plateforme est accessible via un navigateur web.
Cette solution permet de limiter les investissements en équipements et les maintenances ce qui pousse plusieurs PME à la choisir, pourtant, il faut noter que l’UCaaS n’est pas adaptée à toutes les structures. Il convient alors d’analyser les pours et les contres de ce modèle avant de valider la solution de communication unifiée convenable à votre entreprise
Pour conclure, la communication unifiée permet une réelle amélioration de performance pour les entreprises, elle simplifie et fusionne les processus opérationnels, booste la productivité des employées et augmente la satisfaction client.
Si vous pensez à adopter cette solution dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter pour un accompagnement complet auprès de nos experts. Nous serons ravis d’entrer en contact avec vous, via contact@yealead.com
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